Une cession de titres paraît, à première vue, relativement linéaire : préparer les actes, mettre à jour les documents sociaux puis réaliser les formalités nécessaires.
Mais que se passe-t-il lorsque l’acquéreur est une holding ? Et si cette holding est elle-même détenue par plusieurs sociétés ? Qui sont alors les personnes physiques exerçant réellement le contrôle ?
Pour les avocats, experts-comptables, notaires et directions juridiques, le traitement d’une modification juridique ne peut plus être totalement dissocié des problématiques de KYC (Know Your Customer) et de bénéficiaires effectifs (BO ou UBO).
L’enjeu consiste désormais à intégrer ces contrôles directement dans le workflow juridique : identifier les changements provoqués par l’opération, récupérer les informations nécessaires, contrôler la structure de détention puis utiliser les données validées pour préparer les actes et la formalité.
L’une des principales difficultés des formalités juridiques vient de la multiplication des informations à contrôler.
Identité des associés, dirigeants, répartition du capital, droits de vote, bénéficiaires effectifs, pièces justificatives : une même opération peut modifier plusieurs données simultanément.
Le contrôle ne devrait donc pas intervenir uniquement au moment du dépôt.
Il doit commencer dès la qualification de l’opération juridique.
Toutes les opérations n’ont pas les mêmes conséquences.
Un simple transfert de siège n’a généralement pas d’incidence sur la structure capitalistique. Une cession de titres ou une augmentation de capital peut, au contraire, modifier profondément la détention ou le contrôle de la société.
Certaines opérations constituent donc des événements particulièrement importants à surveiller :
La bonne approche consiste donc à transformer chaque opération juridique en déclencheur de règles de contrôle.
Lorsqu’une cession est créée dans le logiciel juridique, par exemple, le système peut automatiquement demander une vérification de la structure capitalistique avant et après l’opération.
Cette comparaison est déterminante.
Prenons une société détenue initialement de la manière suivante :
Associé A : 70 %
Associé B : 30 %
L’associé A cède 50 % du capital à Holding C.
La nouvelle répartition devient :
Associé A : 20 %
Associé B : 30 %
Holding C : 50 %
L’analyse ne peut pas s’arrêter là.
Il faut désormais déterminer qui contrôle Holding C.
Si la holding appartient elle-même à d’autres sociétés, la chaîne doit être remontée jusqu’aux personnes physiques concernées.
L’automatisation devient particulièrement intéressante lorsque les données capitalistiques sont déjà structurées : le système peut recalculer les participations et détecter les changements nécessitant une analyse complémentaire.
L’identification des bénéficiaires effectifs devient plus complexe dès qu’une société compte plusieurs niveaux de détention.
Une structure peut par exemple prendre cette forme :
Société opérationnelle
↓
Holding française
↓
Holding étrangère
↓
Deux personnes physiques
Une analyse manuelle impose de récupérer plusieurs documents, reconstruire l’organigramme puis calculer les détentions directes et indirectes.
Lorsque les données sont structurées, une partie de cette analyse peut être automatisée.
Un moteur de calcul peut exploiter les relations entre associés pour reconstruire progressivement la détention d’une société.
Pour chaque personne morale associée, le système recherche son propre actionnariat et poursuit l’analyse jusqu’à atteindre les personnes physiques pertinentes.
Il devient alors possible de calculer automatiquement certaines détentions indirectes et de comparer la situation avec les informations précédemment enregistrées.
Le professionnel intervient lorsque le raisonnement ne peut plus être résolu par une simple règle.
C’est notamment le cas en présence :
L’objectif n’est donc pas d’automatiser la décision juridique, mais d’automatiser tout ce qui peut être déterminé avant cette décision.
Une fois les personnes concernées identifiées, le workflow peut déterminer les contrôles nécessaires.
La collecte documentaire peut ainsi être déclenchée automatiquement selon le profil détecté.
Pour une personne physique, le système peut demander les documents d’identification nécessaires.
Pour une personne morale, il peut demander les statuts, les informations relatives au représentant, les éléments relatifs à l’actionnariat ou encore un organigramme de détention.
Pour une société étrangère, le workflow peut basculer vers une procédure spécifique nécessitant des documents issus d’un registre local ou des justificatifs complémentaires.
Des prestataires spécialisés peuvent ensuite intervenir pour automatiser certaines opérations : vérification documentaire, OCR, screening PEP ou sanctions, par exemple.
La collecte documentaire cesse ainsi d’être une liste générique envoyée à chaque client.
Elle devient dynamique et dépend directement de la structure du dossier.
L’intérêt de cette approche apparaît surtout lorsque l’analyse KYC/BO n’est plus isolée du reste du dossier.
Une fois les informations validées, elles peuvent être utilisées pour alimenter les différentes étapes de l’opération juridique.
Le workflow devient alors :
Création du dossier
↓
Récupération des données société
↓
Qualification de l’opération
↓
Simulation de la structure après opération
↓
Identification des personnes à contrôler
↓
Collecte et contrôle des pièces
↓
Analyse des bénéficiaires effectifs
↓
Validation du professionnel
↓
Génération des actes
↓
Signature
↓
Préparation de la formalité
↓
Dépôt et suivi
Cette continuité réduit considérablement les ruptures entre les différentes étapes du dossier.
C’est probablement l’un des gains les plus importants de l’automatisation juridique.
Dans un fonctionnement traditionnel, l’identité d’un associé peut être saisie dans un logiciel juridique, reprise dans un acte, copiée dans les statuts, renseignée dans un fichier de suivi puis saisie de nouveau lors de la formalité.
Chaque ressaisie crée un risque.
Une faute dans un nom, une date différente ou une ancienne adresse peuvent créer une incohérence entre les documents.
Avec une donnée structurée, le principe change :
une information est collectée → contrôlée → validée → réutilisée.
La même donnée peut ensuite alimenter :
Le véritable gain de l’automatisation ne réside donc pas seulement dans la génération plus rapide d’un document.
Il réside dans la continuité de la donnée juridique tout au long de la vie du dossier.
Cette approche permet également d’ajouter des contrôles automatiques avant la transmission d’une formalité.
Le système peut par exemple signaler :
Le dossier peut alors être bloqué avant son envoi lorsqu’une anomalie critique est détectée.
Le contrôle passe ainsi d’une logique corrective à une logique préventive.
Automatiser ces workflows ne signifie pas confier l’intégralité de l’analyse à une intelligence artificielle.
Au contraire, l’efficacité repose sur une séparation claire entre les opérations déterministes et les décisions nécessitant une expertise professionnelle.
De nombreuses opérations peuvent être prises en charge par un système sans nécessiter une analyse juridique à chaque étape.
Le professionnel n’a alors plus besoin d’intervenir sur chaque tâche administrative.
Il intervient lorsqu’une exception ou une situation complexe apparaît.
Il faut également distinguer automatisation et intelligence artificielle.
Calculer une participation indirecte ne nécessite pas nécessairement d’IA.
Vérifier qu’une pièce est présente non plus.
Comparer deux répartitions de capital peut être effectué avec des règles déterministes.
L’IA devient particulièrement intéressante lorsqu’il faut exploiter une information non structurée.
Elle peut notamment assister :
La combinaison la plus efficace consiste donc généralement à utiliser des règles métier pour les opérations déterministes et l’IA pour traiter les informations complexes ou non structurées.
Traiter KYC, bénéficiaires effectifs et formalités dans un même environnement change profondément l’organisation du dossier.
Le KYC n’est plus une vérification parallèle.
Le bénéficiaire effectif n’est plus une information contrôlée uniquement au moment du dépôt.
Et la formalité n’est plus la dernière tâche indépendante d’une succession de traitements manuels.
Tout repose sur une même donnée juridique structurée.
Cette centralisation permet également de conserver l’historique du raisonnement.
Pour chaque dossier, il devient possible de retrouver :
Cette traçabilité est particulièrement importante lorsque plusieurs collaborateurs interviennent successivement sur un dossier.
Elle facilite également la reprise de la société lors d’une opération future.
La centralisation implique toutefois une exigence supplémentaire : la sécurité.
Les documents KYC contiennent des données personnelles qui doivent être traitées dans un environnement adapté.
La conception du workflow doit notamment intégrer :
La conformité du workflow ne dépend donc pas uniquement de la qualité de l’analyse juridique.
Elle dépend également de l’architecture technique utilisée pour traiter et conserver les informations.
La transformation peut être progressive.
Il n’est pas nécessaire d’automatiser immédiatement l’ensemble des opérations d’un cabinet.
Une première étape consiste à sélectionner quelques procédures récurrentes, par exemple les cessions de titres ou les augmentations de capital.
Le processus existant est ensuite cartographié pour identifier :
les données nécessaires → les pièces demandées → les contrôles réalisés → les décisions humaines → les documents produits → les informations utilisées pour la formalité.
Les tâches répétitives peuvent ensuite être progressivement automatisées.
Une phase pilote sur des dossiers réels permet d’identifier les exceptions avant un déploiement plus large.
L’objectif final n’est pas de construire un workflow totalement rigide.
Il faut au contraire disposer d'un processus capable de traiter automatiquement les dossiers standards tout en faisant remonter immédiatement les dossiers nécessitant une expertise humaine.
Pour les professionnels du droit, la prochaine étape de l’automatisation ne consiste plus uniquement à générer plus rapidement des actes.
L’enjeu est de connecter l’ensemble du suivi juridique d’une société.
Les données structurées de l’entreprise peuvent servir à préparer une opération, générer les actes correspondants, mettre à jour les informations juridiques puis préparer les formalités nécessaires.
C’est cette logique de continuité qui permet de réduire réellement les tâches répétitives.
Avec Juridifeel, l’objectif est précisément de centraliser et structurer les données juridiques des sociétés afin de les réutiliser au cours des différentes opérations : génération d’actes, suivi juridique, signature, formalités et gestion des données société.
Le professionnel conserve la maîtrise de l’analyse et de la validation juridique, tandis que les tâches répétitives et les contrôles pouvant être déterminés par des règles sont progressivement automatisés.
L’enjeu n’est donc pas de remplacer l’expertise juridique par l’automatisation.
Il est de faire intervenir cette expertise uniquement là où elle apporte réellement de la valeur.
Le KYC (Know Your Customer) regroupe les procédures permettant d’identifier et de vérifier un client et, selon les obligations applicables, d’évaluer les risques associés à la relation d’affaires. Il peut comprendre la collecte de documents, leur vérification ainsi que différents contrôles complémentaires.
Le bénéficiaire effectif est la personne physique qui contrôle en dernier ressort une entité. L’analyse tient notamment compte de la détention du capital, des droits de vote et, lorsque cela est pertinent, d’autres moyens permettant d’exercer un contrôle.
Toute opération susceptible de modifier la détention ou le contrôle de la société doit conduire à réexaminer la situation. C’est notamment le cas d’une cession de titres, d’une augmentation ou réduction de capital, de l’entrée ou sortie d’un associé ou d’une restructuration.
Non. La cession constitue un événement devant conduire à vérifier la situation, mais les bénéficiaires effectifs ne changent pas nécessairement. Il faut comparer la structure de détention et de contrôle avant et après l’opération.
Une partie importante du processus peut être automatisée lorsque les données sont structurées : calcul des participations, remontée de chaînes de détention simples, comparaison de situations ou détection d’anomalies. Les situations impliquant des mécanismes de contrôle complexes nécessitent cependant une analyse professionnelle.
L’automatisation exécute des règles prédéfinies : demander une pièce, calculer une participation, comparer deux informations ou déclencher une alerte. L’IA est davantage adaptée au traitement de données non structurées, comme l’extraction d’informations d’un document ou l’assistance à l’analyse d’un dossier complexe.
Parce qu’une opération juridique peut simultanément modifier les données de la société et les informations relatives à ses bénéficiaires effectifs. Connecter les processus permet de contrôler ces conséquences en amont et de réutiliser les mêmes données validées lors de la préparation des documents et des formalités.
Un workflow structuré réduit les ressaisies, centralise la collecte documentaire, facilite la détection des incohérences et permet au professionnel de concentrer son intervention sur les dossiers nécessitant réellement une analyse. Le principal gain vient ainsi de la continuité de la donnée entre l’opération juridique et sa formalité.
