Une assemblée générale est dite hybride lorsque certains participants sont physiquement présents tandis que d’autres participent à distance grâce à un moyen de télécommunication.
Elle se distingue :
Cette distinction est importante car participer à distance à une assemblée et voter à distance ne constituent pas nécessairement la même opération juridique.
Le dispositif utilisé doit donc être analysé au regard de la forme sociale, des statuts et de la décision concernée.
Oui, sous réserve de respecter les règles applicables à la société concernée.
Il n’existe pas un régime uniforme de « l’AG hybride » applicable de la même manière à toutes les sociétés.
Avant de choisir Zoom, Teams ou une plateforme de vote, il faut donc commencer par le droit.
La SAS offre une liberté importante dans l’organisation des décisions collectives.
L’article L. 227-9 du Code de commerce confie notamment aux statuts le soin de déterminer les formes et conditions dans lesquelles les décisions collectives sont prises.
Les statuts constituent donc le premier document à analyser.
Il faut notamment identifier :
Une procédure techniquement irréprochable ne corrige pas une modalité de décision incompatible avec les statuts.
Le fonctionnement est davantage encadré par la loi.
L’article L. 223-27 du Code de commerce prévoit notamment, sous certaines conditions, la possibilité de considérer comme présents pour le calcul du quorum et de la majorité les associés participant à l’assemblée par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification.
Le régime comporte néanmoins des particularités et exceptions.
Il faut donc vérifier la décision concernée avant d’appliquer mécaniquement le même fonctionnement à toutes les assemblées.
Les SA disposent également d’un cadre spécifique.
La réglementation prévoit notamment des exigences relatives aux moyens permettant l’identification des actionnaires et leur participation effective à l’assemblée.
Là encore, la question n’est pas simplement : « Peut-on utiliser une visioconférence ? »
La question est :
le dispositif retenu permet-il de considérer juridiquement le participant comme participant à l’assemblée dans les conditions requises ?
Une AG hybride peut être décomposée en six briques.
Cette approche permet d’éviter une erreur fréquente : commencer par choisir l’outil technique avant d’avoir modélisé juridiquement l’assemblée.
Une AG ne peut pas être correctement préparée sans connaître la société concernée.
Il faut notamment disposer de données fiables concernant :
C’est précisément l’intérêt de disposer d’une base société structurée.
Dans Juridifeel, une partie des caractéristiques de la société est récupérée à partir des données du RNE et de l’INPI, puis complétée par les informations propres au dossier.
L’objectif est d’éviter de redemander ou de ressaisir une information déjà disponible.
Pour savoir si une résolution est adoptée, il faut d’abord savoir qui peut voter et avec combien de voix.
Cela devient plus complexe lorsqu’une société présente :
Une table de capitalisation structurée permet de partir d’une situation connue avant l’assemblée.
Dans Juridifeel, la table de capitalisation peut ainsi servir de base à la connaissance de l’actionnariat et à la préparation des opérations juridiques.
L’enjeu est d’éviter une rupture entre la situation capitalistique connue du dossier et celle utilisée pour calculer les décisions.
La convocation doit permettre au participant de comprendre comment exercer ses droits.
Selon les règles applicables, elle pourra notamment préciser :
Le simple ajout d’un lien Teams ou Zoom dans une convocation conçue pour une assemblée physique n’est pas une méthode satisfaisante.
L’hybridation doit être intégrée au processus de préparation de l’assemblée.
L’objectif est simple : être capable de rattacher une participation au bon associé ou actionnaire.
Le niveau de sécurité nécessaire dépend cependant du contexte.
Une société comprenant trois associés identifiés depuis plusieurs années n’a pas nécessairement les mêmes besoins qu’une assemblée réunissant plusieurs centaines d’actionnaires.
Plusieurs dispositifs sont envisageables :
Attention à une confusion fréquente : une copie de pièce d’identité ou une procédure KYC complète n’est pas automatiquement nécessaire pour toute AG hybride.
Les données personnelles collectées doivent rester proportionnées à la finalité recherchée.
L’une des principales difficultés pratiques de l’hybride apparaît lorsque les informations sont dispersées.
D’un côté :
les personnes présentes dans la salle.
De l’autre :
les personnes connectées à distance.
Et éventuellement :
les associés représentés par un mandataire.
Ces trois populations doivent aboutir à une vision unique de l’assemblée.
Une SAS compte 5 associés représentant 10 000 droits de vote.
Le système doit pouvoir déterminer immédiatement quels droits sont pris en compte conformément aux règles applicables.
L’intérêt d’un outil structuré est précisément d’éviter de refaire ce calcul dans un fichier Excel séparé du dossier juridique.
La sécurisation du vote repose sur trois questions :
Qui vote ? Combien de voix possède-t-il ? Quel vote a été comptabilisé ?
Le dispositif peut donc conserver les éléments nécessaires à la traçabilité de l’opération :
Pour chaque résolution, le résultat doit ensuite pouvoir être restitué simplement.
Résolution n°2 — Affectation du résultat
Résolution adoptée.
Le résultat peut alors alimenter directement le procès-verbal, sans nouvelle ressaisie.
C’est ici que l’automatisation devient particulièrement intéressante.
Il n’existe pas non plus de réponse uniforme.
Le quorum dépend notamment :
Le système doit donc éviter d'appliquer une formule identique à toutes les sociétés.
La bonne logique consiste à déterminer :
règle applicable → participants pouvant être comptabilisés → droits correspondants → quorum atteint ou non.
Le calcul doit être la conséquence de la règle juridique, pas un simple compteur de personnes connectées.
Une coupure internet ne provoque pas automatiquement l’annulation de l’assemblée.
Il faut apprécier son impact.
Une coupure de quelques secondes pendant une présentation n’a pas les mêmes conséquences qu’une interruption empêchant un associé de participer au vote d’une résolution.
Le processus peut prévoir :
L’objectif est de pouvoir expliquer ultérieurement ce qui s’est passé et pourquoi l’incident n’a pas altéré la décision, lorsque tel est le cas.
Le procès-verbal ne devrait pas être traité comme un document indépendant produit après l’assemblée.
Il constitue l’aboutissement de toutes les informations précédentes.
Les données suivantes sont déjà connues :
Société
↓
Associés et droits de vote
↓
Participants et représentations
↓
Résolutions
↓
Votes
↓
Résultats
↓
Procès-verbal
Si ces informations sont structurées, une grande partie du PV peut être générée automatiquement.
Le document doit naturellement être adapté aux exigences applicables à la société concernée.
Il pourra notamment retracer :
« Les associés se sont réunis en assemblée générale au siège social, certains associés participant à distance par visioconférence dans les conditions prévues pour la présente assemblée. »
Puis, pour chaque résolution :
« Cette résolution, mise aux voix, recueille 7 500 voix pour, 1 500 voix contre et aucune abstention. Elle est en conséquence adoptée. »
La rédaction exacte dépend évidemment de la société, de ses statuts et du déroulement réel de l’assemblée.
Dans beaucoup d’organisations, une AG hybride peut impliquer successivement :
dossier société → Excel actionnariat → Word convocation → Outlook → Teams → Excel votes → Word PV → signature → GED.
Pris individuellement, chacun de ces outils fonctionne.
Le problème vient des passages de l’un à l’autre.
Chaque transfert crée :
L’enjeu de l’automatisation juridique est donc moins de remplacer Teams que de faire circuler correctement la donnée juridique entre toutes les étapes de l’opération.
Le parcours idéal est beaucoup plus linéaire.
Les données disponibles sont récupérées depuis le dossier et les sources pertinentes.
La table de capitalisation permet de déterminer les associés et leurs droits.
Les résolutions et les documents nécessaires sont générés à partir de l’opération choisie.
Les convocations et pièces sont adressées aux participants.
Présents, représentés et participants à distance sont consolidés.
Les résultats sont rattachés directement aux résolutions.
Les données constatées pendant l’assemblée alimentent le document.
Les documents définitifs rejoignent le dossier de la société.
On obtient alors une seule chaîne de données au lieu d’une succession de fichiers.
L'approche de Juridifeel consiste précisément à partir de la donnée juridique de la société pour éviter les ressaisies successives.
La plateforme centralise notamment :
Cette logique permet de rapprocher des fonctionnalités qui sont traditionnellement séparées.
Une modification du capital ou un mouvement de titres peut par exemple modifier la table de capitalisation, qui devient ensuite la nouvelle référence pour les opérations suivantes.
L’objectif n’est donc pas simplement de générer un PV plus rapidement.
Il est de disposer d’une donnée juridique cohérente tout au long de la vie de la société.
Oui, lorsqu’elle est organisée conformément aux règles applicables à la forme sociale, aux statuts et à la décision concernée.
La réponse dépend de la forme sociale et des modalités utilisées. Dans une SAS notamment, les statuts jouent un rôle particulièrement important dans l’organisation des décisions collectives.
Ils peuvent assurer la communication à distance, mais ne règlent pas à eux seuls les questions relatives aux droits de vote, au quorum, à la représentation et à la traçabilité des décisions.
Non. Une AG hybride n’implique pas automatiquement le recours à un système de vote électronique. Le dispositif doit être adapté aux règles applicables et au fonctionnement retenu.
Non. Il n’existe pas d’obligation générale de faire signer électroniquement chaque vote exprimé au cours d’une AG hybride.
Il faut partir de la situation juridique de la société et de son actionnariat, puis déterminer les droits attachés à chaque participant et les éventuelles représentations avant d’appliquer les règles de quorum et de majorité concernées.
Il faut apprécier son impact sur la participation et le vote, prendre les mesures nécessaires pour rétablir les droits des participants et documenter l’incident lorsqu’il est significatif.
Oui. Lorsque les données de la société, l’actionnariat, les participants, les résolutions et les résultats sont structurés, elles peuvent alimenter automatiquement le projet de procès-verbal. Une vérification juridique reste nécessaire avant sa finalisation.
Une AG hybride n’est pas une assemblée classique à laquelle on ajoute une visioconférence.
Elle nécessite de maintenir une continuité entre la situation juridique de la société, son actionnariat, les participants, leurs droits de vote, les résolutions adoptées et le procès-verbal final.
C’est précisément cette continuité qui rend l’automatisation intéressante.
Plutôt que de multiplier les fichiers Excel, documents Word, emails et contrôles manuels, les données déjà connues de la société peuvent alimenter progressivement chaque étape de l’opération.
Pour les cabinets d’avocats, cabinets d’expertise comptable et directions juridiques gérant de nombreuses sociétés, le gain se situe là : sécuriser la donnée une fois et la réutiliser tout au long du processus juridique.
